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Google Apps再入門その1:カレンダーに入れる予定をグループに共有かける

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Google Appsでメーリングリスト的に使ってきたGoogleグループ。
+Mでは「Groups for Business」を使っています。

このGroupsというのは、ついこの前まで単なるメーリングリストの役割しかないと思っていました。
しかし、他のGoogle Appsのアプリでも使えることを知ってからは、これはもっと活用しなくちゃ!と思い日々研究しております。

その中のうちのひとつ、カレンダーの予定を共有する方法をご紹介します。

グループのアドレスを入れればまとめて追加できる!

例えば、社内の部長だけのグループを作ったとしましょう。

仮に「bucho@plus-movement.jp」というGoogleグループを作ったとします。そこには5名の部長が所属していたとしましょう。
部長陣はこのアドレス宛にメールを送れば、他の部長(残る4名)にも一斉にメールが出来るというメーリングリストとしても使っています。

今回「部長会議」を開催することになりました。

日付は4/8(金)19:00〜。
いつもならGoogleカレンダーでその予定を入れて、参加する人たちのアドレスを「ゲストを追加」のところに入れれば、カレンダーの予定をその人たちに共有できます。
これまではひとりひとりのアドレスを入れて追加していました。

しかし、ここに「bucho@plus-movement.jp」というGoogleグループのアドレスを入れると、一括でそこに登録されている方全員に予定を共有できます。

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一気にそのグループに所属している人たちを追加出来ます。
「グループを展開」というリンクをクリックすれば、そこに所属している人の名前も再確認出来ます。

役職者のグループ、組織ごとのグループ、経営陣のグループなど会社内の一定の単位ごとのグループを作っておけば、メールでの情報共有も、カレンダーの予定共有もまとめて行えるので便利です。また、プロジェクトごとのグループを作っておけば、プロジェクト単位でもこのようにメールだけで無くカレンダーの予定も共有出来て便利です。

なお、カレンダーだけでなくGoogleドライブのファイルも同様に共有出来ます。

グループはグループメンバーの入退社や組織変更、プロジェクトメンバーの変更などがあれば、グループに所属するメンバーをメンテナンスすることで、使うアドレスは一定のまま、共有対象者も随時変えていくことも出来るので、そういった事情にも反映していくことが出来ます。

グループはGoogle Appsを組織で使いこなす、強力なツールになります。ぜひGoogle Appsを使っている方はグループを追加して活用していきましょう。

 

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